Creare ordine alfabetico automatico Excel - Excel per Professionisti (2023)

In questo articolo scopriamo come creare un ordine alfabetico automatico Excel. Con le versioni di Excel pre-365, avremo bisogno di una colonna di appoggio per un passaggio intermedio, mentre con le ultime versioni per fortuna il processo si velocizza e semplifica di parecchio.

Questo metodo è utile nel caso volessimo creare un sistema con una convalida dati, dato che permette di avere sempre un ordine alfabetico anche se cambiano le estrazioni di partenza del database. Se vuoi scaricare il file collegato all'articolo, puoi cliccare sul pulsante sottostante:

Prima di cominciare, un appunto. Nel caso stessi utilizzando una semplice tabella o da ordinare rapidamente, possiamo utilizzare anche i Filtri propri di Microsoft Excel. In questo articolo vediamo però un caso con una combinazione di formule.

Ecco quindi come creare un ordine alfabetico, utilizzando le formule disponibili in Excel 365 o, per versioni precedenti, le combinazioni con formule quali SE.ERRORE, VAL.NUMERO, O, CONTA.SE, INDICE, CONFRONTA e RIF.RIGA.

Ordine alfabetico automatico con Excel 365

Ordinare un'intera tabella alfabeticamente è piuttosto semplice con Excel 365:

=DATI.ORDINA(TBL_PLAYERS)

DATI.ORDINA prende sempre come default l'ordine crescente, quindi partirà dal valore A fino ad arrivare al valore Z. Il vantaggio di utilizzare una tabella di partenza (TBL_PLAYERS) deriva dal fatto che, se dovessi aggiungere degli ulteriori valori, questi sarebbero inclusi nella mia formula.

In genere questo è un passaggio che viene eseguito per creare un menu a tendina collegato, come puoi vedere dalla cella B19:

=D6#

L'utilizzo dell'hash (#) indica che l'intervallo di partenza è un array dinamico - quindi questo si potrà espandere o ridurre a seconda del numero di persone inserite nell'intervallo di partenza.

Attenzione a un aspetto importante: non è possibile saltare questo passaggio intermedio inserendo direttamente nel menu a tendina la formula =DATI.ORDINA(TBL_PLAYERS) dato che Excel ci restituisce un errore. In questi casi dovremo infatti:

• Definire la tabella di partenza
• Mettere in ordine i valori (altrove) con DATI.ORDINA
• Riprendere la cella di partenza dell'array con DATI.ORDINA per creare il menu a tendina

In questo caso, se volessimo prenderli da Z a A, basterebbe inserire un -1 alla fine che indica l'ordine decrescente.

La formula sarebbe quindi leggermente diversa:

=DATI.ORDINA(TBL_PLAYERS[GIOCATORI];;-1)

I due punti e virgola sono necessari perchè DATI.ORDINA permette di ordinare all'interno di un array, in questo caso il parametro non ci interessa perchè è soltanto una colonna.

Se vuoi approfondire l'argomento, puoi dare un'occhiata a questo articolo.

Ordine alfabetico automatico senza duplicati con Excel 365

I duplicati possono essere un problema quando creiamo dei menu dinamici per le nostre dashboard. In questo caso possiamo utilizzare una combinazione di funzioni per estrarre i valori univoci e ordinarli:

=DATI.ORDINA(UNICI(TBL_PLAYERS_DUP))

Prima di tutto, prendiamo i valori univoci con la funzione UNICI - poi, li mettiamo in ordine con DATI.ORDINA. Non sempre sarà necessario, ma potrebbe essere utile se la nostra tabella di partenza ha dei valori che si ripetono (ad esempio nazioni o prodotti).

Ordine alfabetico automatico solo testo con Excel 365

La nostra tabella di partenza potrebbe essere pasticciata, con un mix di numeri, testo e altro. In questo caso sfruttiamo altre funzioni per agevolarci nella creazione del nostro ordine alfabetico:

=DATI.ORDINA(FILTRO(TBL_VAL;VAL.TESTO(TBL_VAL)))

FILTRO ci permette di considerare i valori della tabella quando sono effettivamente dei valori testuali: se il valore è un testo, VAL.TESTO restituisce VERO, altrimenti restituisce FALSO.

Questo escamotage potrebbe tornare utile anche in altre circostanze, per esempio per verificare la coerenza di una singola colonna dove sono stati inseriti dei dati a mano.

Ordine alfabetico automatico di una tabella con Excel 365

Possiamo anche ordinare una intera tabella a seconda dei valori di una colonna, in questo caso la G:

=DATI.ORDINA(TBL_ZA;1;-1)

La formula è scritta così perchè i parametri sono 3:

• TBL_ZA è la nostra tabella di partenza
• 1 indica che ci interessa la prima colonna della tabella (quindi G)
• Il valore -1 indica che desideriamo i valori in ordine decrescente

Allo stesso modo, se volessimo considerare solamente una colonna possiamo fare così:

=DATI.ORDINA(TBL_ZA[G];;-1)

In questo caso stiamo già segmentando una sola colonna, in ordine decrescente.

Se non hai a disposizione le ultime funzioni di Excel, puoi continuare nella lettura e sfruttare la seconda parte della guida!

Ordine alfabetico Excel: come impostare il file

Primo step: creiamo una colonna di controllo, in questo caso la colonna E, per determinare quali valori testuali debbano apparire per primi nell'ordine alfabetico.

La formula utilizza la funzione CONTA.SE per creare un ordine relativo all'interno dei testi, dando a ciascun valore un numero partendo da 1 fino al 10. Come notiamo, Aldridge è il primo valore dell'ordine alfabetico e quindi la formula restituisce 1, Antetokounmpo è il secondo e ha il numero 2 etc.

Formula pratica:

CONTA.SE($B$7:$B$16;"<="&B7)

Questo ci permette di avere un riferimento numerico per ognuno dei valori testuali. In questo caso, non abbiamo considerato i duplicati perchè richiedono una gestione diversa. Puoi fare riferimento a questo articolo per scoprire come ordinare dei valori duplicati.

Ordine alfabetico automatico Excel: come completare il file

Secondo step: utilizziamo la colonna di controllo per avere un riferimento e mettere in ordine alfabetico i valori. In questo caso, vogliamo che i valori in ordine alfabetico siano nella colonna E.

Prendiamo i valori precedenti che sappiamo essere in ordine dal valore 1 al valore 10. Per evitare di scrivere i singoli numeri sul foglio, procedimento spesso pratico ma poco "elegante", possiamo utilizzare la funzione RIF.RIGA. La funzione restituisce il numero della riga che stiamo considerando, quindi partendo da A1 darà come risultato 1. Trascinandola in basso, darà il risultato 2, poi il 3 e così via.

Per trovare quindi il nome del giocatore basterà creare un semplice INDICE CONFRONTA per recuperare i dati che si trovano sulla sinistra rispetto alla nostra ricerca. Inseriamo anche il SE.ERRORE per restituire un valore vuoto ("") nel caso vi sia un errore nella tabella di partenza.

Formula pratica:

SE.ERRORE(INDICE($B$7:$B$16;CONFRONTA(RIF.RIGA(A1);$C$7:$C$16;0));"")

(Video) Trova e sostituisci ed ordina i tuoi dati in Excel (Corso gratuito Lezione N. 07)

Ordine alfabetico Excel: come evitare numeri e celle vuote

Analizziamo un altro caso, nel quale nell'elenco di partenza abbiamo anche delle celle vuote e dei numeri che non vogliamo includere nel nostro ordine alfabetico.

Primo step: purtroppo non possiamo utilizzare le formule precedenti perchè il risultato non sarebbe corretto. Benchè la base di partenza sia la stessa, dobbiamo spiegare a Excel che vogliamo restituire un valore vuoto se il valore di partenza è un numero oppure una cella vuota. In questo caso ci torna utile utilizzare le funzioni SE, VAL.NUMERO e O, mentre per il resto la formula ricalca quella precedente.

Formula pratica:

SE(O(VAL.NUMERO(G7);G7="");"";CONTA.SE($G$7:$G$16;"<="&G7))

La funzione VAL.NUMERO determina se la cella G7 è un numero: se è un numero, allora restituisce vuoto. SE non è un numero, ma è vuota (condizione inserita con la funzione O), allora restituisce vuoto. Se non rientra nei due casi precedenti, Excel procede a creare l'ordine alfabetico come quello del caso precedente.

Per il resto, la soluzione finale ricalca perfettamente quella di partenza: utilizzeremo INDICE, CONFRONTA, SE.ERRORE e RIF.RIGA per ottenere il nostro ordine alfabetico pulito da eventuali errori del file di partenza.